На любой современной организации или компании, где ведётся бумажная документация, лежит обязанность хранить её на протяжении определённых сроков. Чтоб эффективно выполнить эту задачу, необходим специализированный шкаф для архива. В отличие от традиционных канцелярских, они изготовляются из прочной листовой стали, обеспечивающей безопасность и полную сохранность любой бумажной документации.
Преимущества архивных шкафов
Архивный шкаф из металла отличается многими плюсами:
- Универсальность. Он используется не исключительно в архивах — нередко его можно увидеть в офисе или государственном учреждении, на промышленном объекте, в лаборатории или библиотеке. Это фактически более доступная по цене и вместительная разновидность сейфа, особенно если подобрать изделие с надёжной запирающей системой. Конечно, оружие и дорогие ювелирные украшения в нём хранить не следует (не тот уровень защищённости), но перечень вещей, какие удобно в нём держать, весьма широк: это бухгалтерская и кадровая документация, чертежи, книги, каталоги, канцелярия, товарные образцы, расходные материалы и не слишком габаритные инструменты, материальные ценности и денежные средства.
- Долгий срок эксплуатации — мало материалов, превосходящих по прочности, долговечности и устойчивости к механическим повреждениям листовую сталь. В силу простоты и функциональности конструкции сломать в ней практически ничего невозможно. Единственная рекомендация по применению — не допускать превышения допустимой нагрузки, это вряд ли возможно в офисе, но может случиться в складском помещении.
- Простота в уходе — достаточно регулярного удаления пыли с поверхности.
- Эстетичный внешний вид — современные модели отлично вписываются как в стандартный дизайн любых помещений, так и в популярный стиль хай-тек.
Классификация шкафов для архива
Такие изделия подразделяются на три основные категории:
- традиционные;
- для бухгалтерской документации (с упрочнённым каркасом и усиленной передней частью, надёжной замочной системой, нередко с запираемым кассовым отсеком внутри);
- картотечные — это архивные шкафы с выдвижными ящиками. Ящики удобны для систематизации важных документов. Обычно их 9–10. Ящики выполняются в разных размерах — несложно подобрать модель, соответствующую формату хранимых документов (как А4, так и других).
Конструкция изделий также различается и может быть как цельносварной, так и сборно-разборной. Цельносварные «монолитны», прочны, надёжны и массивны (именно в них хранят бухгалтерские документы). Сборно-разборные мобильнее и компактнее — легче перенести, перевезти, складировать. Собрать их несложно без специальных знаний и инструментов.
Разновидностью архивных шкафов, как правило, закрытых, являются открытые — стеллажи с открытой системой полок. Они бывают:
- стационарными (где поставлен, там и стоит);
- подвижными (перемещаемыми по специальным рельсам, и доступ к определённым сегментам достигается с помощью перемещения других предметов мебели);
- мобильными (это не то же самое, что подвижные — их конструкция значительно сложнее, они отличаются компактностью и легко «вписываются» в помещения с любой площадью).
Правила выбора архивного шкафа
Как правильно выбрать шкаф для архива документов? Прежде всего следует определиться с ценностью и форматом предметов хранения. Исходя из них, следует выбирать конструкцию и эргономику. Учитывается несколько критериев:
- Надёжность — это важно, если предполагается хранение важной документации, наличных средств, материальных ценностей. В этом случае выбирают бухгалтерские модели, часто их комплектация включает встроенный трейзер (компактный мини-сейф).
- Организация внутреннего пространства. Для стандартного формата А4 подходит любая архивная (не картотечная) модель, остаётся подобрать лишь нужные размеры, дизайн и стоимость. Если он предназначается также для хранения чертежей и карт, стоит выбрать более габаритный вариант (удобны двустворчатые, не имеющие вертикальной перегородки внутри). Стоит обратить внимание на количество и систему полок. Удобно оснащение полками, допускающими возможность снять их, установить на желаемой высоте. Это подходит для хранения документов разного формата. Но существуют и варианты, где полки усиливают жёсткость каркаса, не являются съёмными и не демонтируются.
- Замки. У замков бывают различные уровни надёжности. Для хранения документов особой важности (бухгалтерских, контрактных, личных дел сотрудников организации) приобретают модель с серьёзным замком — это ригельный или что ещё надёжнее, сувальдный. Для хранения простых бумаг и не представляющих особой ценности расходных материалов (например, канцелярских принадлежностей), достаточно несложного замка наподобие тех, какими закрывают почтовые ящики.
- Тип дверей. Модели с обычными распашными дверцами недороги, удобны в эксплуатации и достаточно популярны. Двери-купе — вариант менее бюджетный, но значительно более компактный: для их открытия не требуется свободное пространство, что немаловажно, если он установлен в небольшом помещении.
- Дизайн и окраска. Дизайн зависит от сложности конструкции. Поверхность стали покрывается специальными лакокрасочными материалами на основе полимеров. Глянцевое покрытие более дорогостоящее, но выглядит интереснее и делает поверхность более устойчивой к коррозии. Но многих устраивает и скромное матовое покрытие. Современные производители, изготавливающие металлическую мебель на заказ, могут предложить изделия, выполненные не в стандартной серой цветовой гамме — можно подобрать их под интерьер помещения, где они будут располагаться.
- Дополнительная комплектация. При необходимости шкафы (особенно изготавливаемые на заказ, это сделает по требованию сам производитель) оборудуются разделителями на полках, рамками для подвесных файлов, магнитными защёлками.
Рекомендуется выбирать продукцию авторитетных, специализирующихся на изготовлении металлической мебели производителей. Здесь вы можете ознакомиться с моделями металлических архивных шкафов: https://hardsafe.ru/catalog/arkhivnye_shkafy/ или на другом сайте на ваше усмотрение
